企业在调查员工不正行为时，有哪些情况需要注意？
2022. 9. 29
企业在调查员工不正行为时，有哪些情况需要注意？
Q：企业在调查员工不正行为时，有哪些情况需要注意？
A：企业应当注意调查手段及取证手法的合规性，避免因调查行为本身面临法律风险。
企业员工的不正行为，指的是向供应商或其他外部人员的行贿、受贿，职务侵占，虚假报销，泄露公司的商业秘密，关联交易，或侵犯他人知识产权等等。对于此类行为，企业的取证及调查难度都较高，而企业的调查取证，有时又会面临违法的风险，例如：
（1）搜查企业提供给员工的电子设备，或设置相应的监控软件的做法，可能损害员工个人隐私
一种较为常见的企业做法是，通过在员工的电子设备中安装监控软件，截留员工的微信、QQ等的聊天记录作为证据，或直接在调查立案后搜索该员工的电子设备以获取其违法证据。但实践中，这些信息又与员工的个人隐私信息息息相关。在《个人信息保护法》出台后，对于相关行为的定性更为明确化，相关调查如涉及到侵犯员工个人隐私信息的，就会面临相应的风险，包括：
A：严重侵害个人隐私的资料，在有关劳动争议案件中可能不被仲裁机构或法院认可；
B：如果所搜集的个人隐私资料被泄露出去，企业有可能面临行政处罚，严重的可能还会涉及刑事责任。
（2）委托不具有资质的第三方机构，或委托第三方机构通过非法途径进行调查
中国目前不允许企业以“侦探、侦查”等作为经营范围，特别是类似的“安全调查公司”、“商务信息咨询公司”等，由于其设立形式本身就存在问题，有时更倾向于采用诸如跟踪、盗取或购买情报、乃至对员工采取拘禁或变相拘禁的形式来获取信息。如果企业委托的第三方机构因此种行为面临法律风险的，则往往会牵连到委托企业承担连带的责任，更会严重损坏企业的商业形象。
综上所述，我们建议企业从以下几个方面做好应对：
（1）事先在内部规章制度中，配合今后可能发生的调查活动，作出相关规定，如明确公司配发的电脑、手机等设备应仅用于业务活动，请勿保存私人信息等；
（2）在员工入职、劳动合同更新或企业规章制度更新的有利时间点，要求员工签署有关针对反不当行为的承诺书，其中就包括配合公司调查等相关内容，为公司的调查行为提供依据；
（3）尽可能委托正规的具有一定资质的机构，包括但不限于律师事务所/会计师事务所/专利代理事务所等，此类机构因其法律许可的执业资质，可在一定程度上进行搜集调查取证活动；当然，同时应要求受托方对调查行为的合规性等签署恰当的保证书；
（4）具体实施调查活动时，应做好调查预案，并由公司的法务部门或外部律师确认、评估调查活动的风险。
（5）调查活动开展过程中，若确实查获与拟证员工违规事实无关的其他个人私密信息，如与他人的私下会话，应立即要求调查人员予以严格保密，妥善保管此类私密信息，并在必要时采取可信任的方式予以销毁，避免泄露。
（6）对于调查获知的相关证据资料，若涉及个人信息的，应按照法律规定以及公司规章制度规定，在取得、保管规定年限后及时予以销毁。
