企業が従業員の不正行為を調査する際の注意点
2022. 9. 29
企業が従業員の不正行為を調査する際の注意点
Q: 企業が従業員の不正行為を調査する際、注意すべき点は何か？
A：企業は調査手段と立証手法の合法性に注意し、調査行為自体による法的リスクを避けるようにすべきである。
企業における従業員の不正行為とは、サプライヤーやその他の社外者への贈賄と収賄、職務横領、虚偽の精算、会社の商業秘密の漏洩、関連取引、他人の知的財産権の侵害などを指す。このような行為に対して、企業の立証及び調査の難易度はどっちも高く、また企業の立証調査は、時には違法なリスクに直面することになる。例えば：
1、企業が従業員に提供する電子機器を検索したり、監視ソフトを設置したりすることは、従業員の個人プライバシーを侵害するおそれがある。
従業員の電子機器に監視ソフトをインストールすることで、従業員のウィーチャットやQQなどのチャット記録を証拠として保留したり、不正調査を立案した後、直接、当該従業員の電子機器を検索して違法な証拠を取得したりするのが、企業の一般的なやり方としてよくある。但し、実際には、これら情報は社員の個人情報に強く繋がっている。「個人情報保護法」が制定されてから、関連行為への性質確認がより明確になり、特に関連調査が従業員の個人プライバシー情報を侵害した場合、それ相応なリスクに晒されるようになる。それには下記事項が含まれる：
個人のプライバシーを著しく侵害した情報は、関連する労働紛争事件において仲裁機関または裁判所に認められない可能性がある。
収集した個人のプライバシー情報が外部に流出した場合、行政処分を受ける可能性があり、状況が厳しい場合は刑事責任を問われる可能性もある。
2、資質を持たない第三者機関に委託し、または違法な手段で調査を依頼すること。
中国は現在、企業が「探偵・調査」を経営範囲とすることを認めておらず、特に例えば「安全調査会社」や「ビジネス情報コンサルティング会社」など、その設立形式自体に問題があり、時にはストーカー行為や情報の窃盗・購入、あるいは従業員の拘束や変則な拘束などの形式を用いて情報を取得しがちである。企業が委託した第三者機関がこのような行為により法的リスクに晒された場合、委託した企業に連帯責任を負わせることが多く、特に企業の商業名誉を著しく損なう可能性がある。
上記に基づいて、企業には次のような対応をお勧めする。
1.事前に内部規則の中で、今后発生する可能性のある調査活動に合わせて、関連規定を設ける。例えば、会社から支給されたパソコン、携帯電話などの設備は業務活動にのみ使用すべきで、個人情報などを保存してはならないなど。
2.従業員の入社、労働契約の更新または企業の規則制度の更新を行う等企業にとって有利な時点で、従業員に反不当行為に対する承諾書に署名することを要求する。その中に会社の調査などに協力する内容を入れて、会社の調査行為に根拠を提供する。
3.できるだけ法律事務所/会計士事務所/特許代理事務所など（上記を含むがこれらに限らない）正規の資格を有する機関に依頼する。このような機関はその法律が許可した業務資質により、一定程度の収集調査や立証活動を行うことができる。もちろん、受託者には調査行為の合法性などについて、適切な保証書の締結を求めるべきである。
4.調査活働を具体的に展開する場合には、調査計画を作成し、会社の法務部門または外部弁護士により調査活働のリスクを確認・評価しなければならない。
5.調査活動を進行する過程で、確かに従業員の違反事実と関係のないその他個人のプライバシー情報、例えば他人とのプライバシー会話などを獲得した場合、直ちに調査人員に厳重な秘密保持を要求し、適切にこのようなプライバシー情報を保管し、また必要に応じて信頼できる方法で破棄し、漏洩を避ける。
6.調査で入手した関連証拠資料のうち、個人情報に関わるものは、法律の規定及び会社の規則に基づき、取得、保管規定年限後、速やかに廃棄しなければならない。
A：企業は調査手段と立証手法の合法性に注意し、調査行為自体による法的リスクを避けるようにすべきである。
企業における従業員の不正行為とは、サプライヤーやその他の社外者への贈賄と収賄、職務横領、虚偽の精算、会社の商業秘密の漏洩、関連取引、他人の知的財産権の侵害などを指す。このような行為に対して、企業の立証及び調査の難易度はどっちも高く、また企業の立証調査は、時には違法なリスクに直面することになる。例えば：
1、企業が従業員に提供する電子機器を検索したり、監視ソフトを設置したりすることは、従業員の個人プライバシーを侵害するおそれがある。
従業員の電子機器に監視ソフトをインストールすることで、従業員のウィーチャットやQQなどのチャット記録を証拠として保留したり、不正調査を立案した後、直接、当該従業員の電子機器を検索して違法な証拠を取得したりするのが、企業の一般的なやり方としてよくある。但し、実際には、これら情報は社員の個人情報に強く繋がっている。「個人情報保護法」が制定されてから、関連行為への性質確認がより明確になり、特に関連調査が従業員の個人プライバシー情報を侵害した場合、それ相応なリスクに晒されるようになる。それには下記事項が含まれる：
個人のプライバシーを著しく侵害した情報は、関連する労働紛争事件において仲裁機関または裁判所に認められない可能性がある。
収集した個人のプライバシー情報が外部に流出した場合、行政処分を受ける可能性があり、状況が厳しい場合は刑事責任を問われる可能性もある。
2、資質を持たない第三者機関に委託し、または違法な手段で調査を依頼すること。
中国は現在、企業が「探偵・調査」を経営範囲とすることを認めておらず、特に例えば「安全調査会社」や「ビジネス情報コンサルティング会社」など、その設立形式自体に問題があり、時にはストーカー行為や情報の窃盗・購入、あるいは従業員の拘束や変則な拘束などの形式を用いて情報を取得しがちである。企業が委託した第三者機関がこのような行為により法的リスクに晒された場合、委託した企業に連帯責任を負わせることが多く、特に企業の商業名誉を著しく損なう可能性がある。
上記に基づいて、企業には次のような対応をお勧めする。
1.事前に内部規則の中で、今后発生する可能性のある調査活動に合わせて、関連規定を設ける。例えば、会社から支給されたパソコン、携帯電話などの設備は業務活動にのみ使用すべきで、個人情報などを保存してはならないなど。
2.従業員の入社、労働契約の更新または企業の規則制度の更新を行う等企業にとって有利な時点で、従業員に反不当行為に対する承諾書に署名することを要求する。その中に会社の調査などに協力する内容を入れて、会社の調査行為に根拠を提供する。
3.できるだけ法律事務所/会計士事務所/特許代理事務所など（上記を含むがこれらに限らない）正規の資格を有する機関に依頼する。このような機関はその法律が許可した業務資質により、一定程度の収集調査や立証活動を行うことができる。もちろん、受託者には調査行為の合法性などについて、適切な保証書の締結を求めるべきである。
4.調査活働を具体的に展開する場合には、調査計画を作成し、会社の法務部門または外部弁護士により調査活働のリスクを確認・評価しなければならない。
5.調査活動を進行する過程で、確かに従業員の違反事実と関係のないその他個人のプライバシー情報、例えば他人とのプライバシー会話などを獲得した場合、直ちに調査人員に厳重な秘密保持を要求し、適切にこのようなプライバシー情報を保管し、また必要に応じて信頼できる方法で破棄し、漏洩を避ける。
6.調査で入手した関連証拠資料のうち、個人情報に関わるものは、法律の規定及び会社の規則に基づき、取得、保管規定年限後、速やかに廃棄しなければならない。
